Номенклатура в чеке: как ИП на УСН, ПСН и ЕСХН подготовиться к требованиям 2021 года

От Статьи

С 1 февраля 2021 года предпринимателям, применяющим спецрежимы, придется учитывать новое правило при выпуске чеков, а именно указывать названия проданных товаров и услуг.

С одной стороны, новое требование создает дополнительные сложности для производителей и продавцов, с другой — дает больше возможностей для сбора данных о продажах и позволяет лучше контролировать работу кассиров.   

До вступления в силу нового требования по указанию номенклатуры в чеках остается немного времени. Самое время подумать о том, как подготовиться к изменениям с наименьшими затратами и разобраться со всеми возникающими техническими проблемами.

В этой статье рассмотрим следующие вопросы:

Существует несколько законов, регламентирующих вопрос о данных, которые должны быть указаны в кассовом чеке. Основной из них — это Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ, в нем указаны все реквизиты, которые должны присутствовать в чеке. Среди прочих реквизитов зафиксировано наименование товара.

Второй важный закон – Федеральный закон от 03.07.2016 № 290-ФЗ. Именно он дает возможность предпринимателю не указывать номенклатуру в чеках вплоть до 1 февраля 2021 года.

Что такое номенклатура в чеке и из чего она состоит

Поначалу может показаться, что с 1 февраля, согласно новым правилам, в чеке появится только один новый реквизит — название товара, работы, услуги (ТРУ). На самом деле их будет три, так как наименование, которое нужно указывать в чеке, включает три составляющие:

  • название ТРУ;
  • количество ТРУ;
  • цена за единицу ТРУ.

Каким должно быть наименование ТРУ

На сегодняшний день нет единого справочника наименований ТРУ. Зато есть несколько общих требований.

По наименованию один товар должен отличаться от другого

Это значит, что наименование должно быть написано на понятном покупателю языке. Наименование в виде кода или штрих-кода товара не допускается.

Пример

В ассортименте магазина есть молоко. Но молоко представлено только одним производителем, одним объемом и продается по определенной цене. Так как в магазине больше нет других подобных товаров, то допускается в наименовании просто указать «молоко».

Но если есть молоко других производителей, разных объемов, разной жирности и оно продается по разным ценам, то различия нужно отразить в чеке. Это может выглядеть, например, так: «молоко новгородское 3 % жирности».  

Ограниченная длина реквизита

Длина наименования не должна превышать 128 символов — ровно столько помещается в фискальном чеке. В противном случае оно будет обрезаться при передаче в налоговую.

Если наименование превышает 128 символов, то его можно сокращать. При этом покупатель должен иметь возможность разобраться, какой продукт вы имеете в виду.

Как сформировать наименование

Можно отталкиваться от нескольких документов, в зависимости от того, производите ли вы товар сами или просто его продаете.

  • Если вы просто реализуете товар, то достаточно ориентироваться на полное наименование товара на этикетке от производителя.
  • Если вы производите товар или оказываете услуги, то вопрос с наименованием нужно решать самостоятельно. В этом вам помогут справочники: общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности (ОКПЭД) и технический регламент таможенного союза. В этих справочниках нет конкретных названий ТРУ, но есть названия групп товаров и услуг, которые помогут определиться, из каких слов должно состоять наименование.
  • При формировании названия товара или услуги вы можете опираться на опыт и экспертизу.

Как дать название услуге

Здесь помимо тех же требований, которые предъявляются к товарам, действуют специфические правила:  

  • У уникальной услуги должно быть уникальное название. То есть покупатель по названию должен отличить одну услугу от другой.
  •  Длина названия не должна превышать 128 символов.
  • Если на момент оплаты услуги вы точно знаете объем и список услуг, которые будете предоставлять, то в чеке нужно отразить наименование конкретных услуг. А если нужно, то и их количество, цену за единицу.

Примеры с наименованием услуги в чеке

На момент оплаты понятно, какие услуги будут оказаны

Клиент приходит в барбершоп, заказывает стрижку машинкой и моделирование бороды. На момент оплаты вы уже точно знаете, какие услуги были оказаны. Поэтому с наименованиями в чеке у вас не должно возникнуть проблем. Вы можете указать и услуги, и цены за них: «стрижка машинкой мужская» и «моделирование бороды».

Клиент обращается в медицинскую клинику и в регистратуре записывается к конкретному специалисту. На момент оплаты в чеке можно точно указать, к какому специалисту пойдет клиент и цену: «посещение терапевта».

На момент оплаты объем и список услуг невозможно определить

Клиент оплачивает обучение за полгода, но еще непонятно, какие конкретно услуги ему будут оказаны и чему его будут учить. В этом случае можно использовать более общее наименование, достаточно указать так: «оплата за обучение».  

Производится предоплата или аванс

К такой схеме оплаты прибегают в случае, когда невозможно определить объем услуг и товаров, непонятно, какие услуги будут оказаны.

Для правильной работы с авансами и предоплатами нужно формировать два чека.

Первый чек формируется, когда передаются деньги, то есть покупатель перечисляет аванс. Вы формируете первый чек с признаком расчета «аванс» и указываете сумму, принятую у клиента.

Когда вы передаете товары покупателю или оказываете услуги, то пробиваете второй чек с признаком расчета «полный расчет». В нем нужно указать весь перечень товаров или услуг, их количество, цену за единицу. Когда вы вносите сумму, полученную от покупателя, вы указываете, что часть суммы получена за счет аванса (указываете сумму из первого чека), и, если нужно, указываете, сколько покупатель вам доплатил.

Название товара в чеке возврата и чеке коррекции

В связи с новыми требованиями возникает вопрос: нужно ли указывать название товара в чеке возврата и чеке коррекции? Все зависит от ситуации. Если вам возвращают товар, то вы должны пробить чек возврата и указать в нем все возвращенные товары (наименование, количество и цена).

Если вы выпускаете чек коррекции, то названия товаров в нем указывать не нужно. Достаточно просто указать сумму, которую вы хотите скорректировать и ждать, когда чек поступит оператору фискальных данных (ОФД).

Штрафы за отсутствие наименования в чеке

Штраф за формирование чека без номенклатуры составляет:

  • для должностных лиц — от 1 500 до 3 000 руб.;
  • для организаций — от 5 000 до 10 000 руб.  

Помимо штрафов сформированный фискальный документ без наименования товара будет признан недействительным, а вам придется как-то регулировать отношения с покупателем, так как сделка по сути будет считаться расторгнутой.

Налоговая смотрит на реквизиты чека, поэтому нужно быть внимательными.

Кому не надо указывать название товара в чеке  

С февраля 2021 года все, кто обязан применять ККТ, должны указывать название товара в чеке.

Те, кто не обязан применять ККТ, это правило могут не соблюдать. К ним относятся:

  • самозанятые (они формируют чеки в приложении «Мой налог», и они не указывают название товара и количество, а просто вносят сумму);
  •  те, кто осуществляет продажи на открытых рынках;
  • те, кто работает в удаленных областях.  

Какие кассы могут работать с номенклатурой

Все кассы можно разделить на три категории:

1. Кассы-моноблоки. Кассовая программа и принтер чека находятся в одном устройстве. При этом у кассовой программы есть личный кабинет, в котором можно заводить товары, либо это можно делать на самой кассе. Даже если сейчас вы не пользуетесь функцией создания товаров, она скорее всего есть на ваших кассах-моноблоках.  

2. Кассовая программа и принтер чека с фискальным накопителем находятся на отдельных устройствах. В этом случае надо проверить свою кассовую программу — дает ли она возможность заводить название товаров и насколько это удобно? Может оказаться, что в самой кассе заводить товары нельзя, но зато это можно делать в бэк-офисе, который связан с кассовой программой. Может случиться и так, что товары заводить нельзя ни в кассе, ни в бэк-офисе.

Если вы понимаете, что кассовое ПО не может работать с созданием товара или может, но очень неудобно, то вы можете заменить свое ПО на более подходящее. А затем принтер чеков подключить к новому кассовому ПО.

3. Касса-калькулятор. На таких кассах удобно указывать сумму чека, но и не предназначены для работы с номенклатурой. На них невозможно вручную завести названия товаров, но названия можно передать на кассу через бэк-офис.

При этом вы столкнетесь с некоторыми ограничениями. Даже такие простые действия, как поиск товара, указание цены и количества, станут для кассира проблематичными, если он будет работать с номенклатурой на кассе-калькуляторе.

Как сделать кассу-калькулятор удобной для работы с номенклатурой

Можно перевести ее в режим фискального регистратора — превратить просто кассу в ККТ. На подходящее для работы с номенклатурой устройство поставить кассовое ПО, в котором будет удобно работать с названиями товаров.

Если по какой-то причине вам не удастся перевести кассу-калькулятор в режим ККТ, вы можете найти сервис, который будет работать как бэк-офис для вашего калькулятора.

Еще один вариант: вы можете найти поставщиков кассового оборудования и касс, которые меняют кассу-калькулятор на новое устройство, подходящее для работы с номенклатурой.

Источник